Die Qual der Verlagssoftware-Wahl –
Welche Verlagssoftware passt zu meinem Verlag

Verlage, die Kontakt mit uns aufnehmen, haben oft einen gewissen „Leidensweg“ hinter sich. Einige arbeiten mit mehreren Programmen mit Bruchstellen im Datenfluss, mit Excel-Hilfsdateien, mit Daten in mehreren Datenbanken, in denen Adressen doppelt gepflegt werden. Andere sind einfach mit ihrer bisherigen Verlagssoftware und dem Support unzufrieden. Sie alle stehen vor einer neuen Verlagssoftware-Wahl.

Etwas kleines günstig anpassen lassen?

Verlagssoftware ist teuer, kompliziert, unpassend, zu groß für meinen Verlag. Diese Meinung bringt einige Verlage zu der Entscheidung „Ich lasse mir etwas kleines günstig anpassen“. Dieser Weg hat, wie sich leider erst später herausstellt, einige gravierende Nachteile:

• Es wird viel mehr Aufwand als zuerst gedacht. (Es hat seinen Grund, warum in guter Verlagssoftware ganze Jahrzehnte an „Mannjahren“ Entwicklungsarbeit stecken).
• Man muss alle Bugs selber erdulden.
• Man wird abhängig vom Programmierer. (Was ist bei Problemen oder neuen rechtlichen / steuerlichen Vorschriften, wenn er/sie nicht erreichbar verreist ist – oder überhaupt nicht mehr verfügbar ist.)

Diese Gründe führen Verlage am Ende doch wieder zur Suche nach einer passenden fertigen Verlagssoftware mit gutem Support und stetiger Weiterentwicklung.

Verlagssoftware Vergleich – Wie finde ich „meine“ Verlagssoftware?

• Schreiben Sie eine Checkliste. Die muss nicht lang sein. Die wichtigen drängenden Punkte. Plus Wünsche.
• Sehen Sie sich für Ihren Verlagssoftware Vergleich die Software mehrerer Anbieter an. Welche erfüllt Ihre Checkliste am besten?
  Bei Vorführungen gewinnen auch schon einen ersten Eindruck wie gut der Anbieter auf Ihre Fragen und die vielleicht speziellen Erfordernisse in Ihrem Verlag eingeht, mit Ihnen zusammen Ihre Probleme löst, Vereinfachungen aufzeigt, an die Sie vielleicht noch gar nicht gedacht hatten. Vielleicht finden Sie „Ihre“ Verlagssoftware auf Anhieb.
• Lassen Sie sich eine „Referenzliste“ geben und sprechen Sie mit dem einen oder anderen Anwenderverlag. Wie einfach erreichbar und hilfreich ist der Support? Manche unserer Anwender haben sich infounit Verlagssoftware auch bei einem Anwenderverlag in ihrer Nähe angesehen.
• Wie einfach ist die Bedienung? Je einfacher, umso weniger Zeit brauchen Mitarbeiter für die Einarbeitung und für die tägliche Arbeit damit – und umso mehr Zeit steht für weitere wichtige Arbeiten zur Verfügung.
• Es sollten möglichst wenig oder keine individuellen Anpassungen (Programmierungen) nötig sein.
• Ihre neue Software sollte möglichst viele Arbeitsbereiche integrieren. Keine Excel-Hilfsdateien mehr! Vor allem eine gemeinsame einzige Adressdatei für alles ist eine zentrale Voraussetzung für ein gutes CRM (Kundenkontaktmanagement).
• Ist fortwährender Service gewährleistet? Von der Softwarefirma werden Sie abhängig sein, was Support, Updates und Software-Weiterentwicklung betrifft. Deshalb ist es nötig, dass der Softwarelieferant stabil ist, schon lange im Markt ist, dort eine gute Position hat und aller Voraussicht nach auch in zukünftigen Jahren haben wird. Damit sie nicht in wenigen Jahren wieder umstellen müssen.
• Die Kosten: Eine Verlagssoftware ist eine sehr langfristige Investition. Es ist schwierig, die Kosten dem Nutzen gegenüberzustellen. Soweit sich der Nutzen in eingesparte Kosten und eingesparte Arbeitszeit umrechnen lässt, ist das bis zu einem gewissen Grad möglich. Aber die Verlagssoftware verändert auch Ihre Arbeitsweisen, sie entlastet von zeitraubenden unproduktiven Routinearbeiten und bietet dafür vielleicht tolle neue Möglichkeiten für das Marketing, für statistische Analysen, für besseren Kundenkontakt. Eine gute Verlagssoftware hilft Ihrem Verlag, effektiver zu sein, und zu wachsen. Kaufen Sie für die Zukunft, eine Software, die auch nach Jahren noch Ihren Anforderungen entspricht.

Mieten oder kaufen?

Einige Verlagssoftware-Firmen bieten alternativ Kauf oder Miete. Kauf ist langfristig, über viele Jahre betrachtet, günstiger. Andererseits können Sie die Miete immer sofort steuerlich geltend machen und es sind kleinere Beträge verteilt auf die Jahre. Und Sie können die Miete wenn nötig auch kündigen.

Datenübernahme

Ihre Kundendaten sind Ihr Kapital. Alle Verlagssoftware-Anbieter übernehmen Ihre Daten in die neue Software. Eventuell wird die Datenqualität dabei sogar verbessert, zum Beispiel indem Dubletten gefunden und zusammengelegt werden.

Installation – neue Hardware erforderlich?

Läuft die Software auf Ihren Maschinen? Möchten Sie vielleicht eine Installation in der Cloud, mit der Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten?

Schulung und Hilfe in der Anfangsphase

Es hat sich bewährt, Schulung in kleinen angenehmen Abschnitten zu je ca. 2 Stunden zu planen. Die Schulung erfolgt meist per Internet Verbindung.

In der Anfangszeit werden Sie den Support öfters brauchen. Können Sie den Verlagssoftware-Anbieter einfach spontan anrufen? Oder müssen Sie jedes Mal durch ein Telefonmenü oder erst ein Support-Ticket erstellen?

Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne weiter!